Archiwizowanie to nie tylko przenoszenie e-maili z jednego katalogu do drugiego, usuwanie starych lub zbędnych korespondencji lub czyszczenie pod-folderu „wersji roboczych”. Archiwizowanie to też stosowanie kategoryzacji, wprowadzanie podziałów i programowanie klienta poczty w taki sposób, by przekierowywał odpowiednie korespondencje do określonych katalogów. Mowa o upraszczaniu sobie życia w sposób, który zapewnia nam spokój ducha. Nie jest konieczne zakładanie kilku różnych skrzynek pocztowych, wystarczy jedynie dbać o to, jak nasza korespondencja jest archiwizowana.   Pomimo pozorów wykluczenie chaosu z naszego życia w pracy w znaczny sposób pomaga nam oszczędzić czas i być efektywniejszym w pracy. Jest to czysty zysk, a mimo to niewiele osób to robi.

Dlaczego tak się dzieje? Powodów jest kilka. Lenistwo może być tu słowem kluczem, jednak częstszym zagadnieniem raczej można by określić wygodę. Ludzie z natury decydują się na szybkie, proste rozwiązania, a w dzisiejszym świecie brak na to czasu. Zżyjemy szybko. Praca pochłania ponad 30% naszego dnia, a stres nią wywołany nie sprzyja dobrej organizacji życia codziennego.