Mail na Mac
W Internecie, jak w życiu realnym obowiązuje kultura wypowiedzi, również dotyczy ona formy wypowiedzi takiej, jak mail na Mac. W mailach powinniśmy zwracać się do odbiorcy na „Pan/Pani", chyba, że piszemy do kogoś bardzo bliskiego. Na otrzymane wiadomości dobrze jest odpowiadać możliwie szybko, najpóźniej w ciągu 24 godzin. Jest szósta zasada, której należy przestrzegać, jeśli nie chcemy zostać potraktowani jako nieobyci i lekceważący rozmówcę. Ponadto nasz kulturalny dystans świadczy o naszym profesjonalizmie. W skrócie - witajcie w artykule jak poprawnie napisać mail na Mac - cz. II. Przed wami druga piątka zasad, które pomogą w poprawnym iprofesjonalnym skonstruowaniu pisemnej wypowiedzi, jaką jest mail na Mac. Dodatkowo w tej części możecie również obejrzeć poradnik wideo bazujący na obu częściach artykułu.
Druga "5" zasad jak prawidłowo napisać mail na Mac?
7. Informacja o załącznikach
Wysyłając pliki wraz z mailem, nie w jego treści a jako załączniki, poinformuj o tym adresata. Nie przegapi on ważnych plików i np. nie usunie Twojego maila przed ich pobraniem. Warto odpowiedni nazwać dodatkowe pliki, by ułatwić odbiorcy porządkowanie oraz odczyt dokumentów. Natomiast jeśli załączasz treść wcześniejszej korespondencji skorzystaj z możliwości jej automatycznego ukrycia, aby nie zarzucać odbiorcy natłokiem treści.
8. Gramatyka i ortografia
Jest kilka ogólnych zasad składni. Np. nie należy zaimka zwrotnego się” umieszczać przed wyrazem, np. „się należy”. W tym konkretnym przypadku piszemy „Jutro należy zwrócić się do..”. Kolejną kwestią jest używanie pełnych zdań, a nie ich równoważników. Skrajnym zaniedbaniem jest pisanie nieortograficznie, zwłaszcza że edytory tekstu w mailach mają opcję sprawdzania pisowni, która automatycznie wyłapie literówki i błędy ortograficzne, jak również np. brak wielkiej litery. Ponadto wszelkiego rodzaju skróty i kropki wymagają prawidłowego stosowania. Inaczej napiszesz mgr – czyli tytuł, a inaczej skrótowo magisterski, czyli mgr. z kropką.
Jak widać na powyższych przykładach mail nie zawiera wielu informacji niesionych przez komunikację werbalną, np. intonacji, modulacji, czy emocji w głosie. Również po barwie głosu możemy zorientować o co do płci i humoru rozmówcy, jak również pilności poruszanej kwestii. To wszystko i wiele więcej trzeba nadrobić odpowiednią konstrukcją zdań, dbając i och poprawność językową.
9. Podpis w mailu
Obowiązkowy, zawsze. Jeśli wcześniejszy kontakt był telefoniczny lub osobisty i Twój mail jest rozpoczyna korespondencję w danym temacie, to nawiąż krótko do tego na początku maila. Np. w związku z dostarczoną mi dziś dokumentacją proszę o wykonanie…” lub „nawiązując do nasze wczorajszej rozmowy telefonicznej przesyłam”…
Na końcu każdej wiadomości należy się podpisać. Mail anonimowy prawdopodobnie nie zostanie odczytany, co więcej wprowadzi w zakłopotanie rozmówcę, który np. nie będzie wiedział czy rozmawia z mężczyzną, czy z kobietą i jak zwrócić się do nadawcy, ponieważ nie musi to wynikać bezpośrednio z treści. Pamiętaj, żeby podpisać się imieniem i nazwiskiem oraz podać informację o zajmowanym w firmie stanowisku. Zapamiętaj, że podpisujesz się, jak również przedstawiasz rozpoczynając od podania imienia, potem dopiero nazwiska.
Ciałokształt, czyli gdzie w mailu rączka, a gdzie nóżka. Co gdzie powinien zawierać mail na Mac?
10. ROZMIESZCZENIE TREŚCI
Nie pisz każdego zdania od nowej linijki. Używaj akapitów do podziału treści. Również nie należy umieszczać całej treści, zwłaszcza jeśli traktujemy o kilku tematach, w jednym akapicie. Taki rozdział ma na celu głównie pomoc w zorientowaniu się co do treści i jej elementów RÓWNIEŻ TOBIE. Zdecydowanie sprawniej czyta się taką wiadomość, szczególnie gdy potrzeba odszukać konkretne zdanie, lub informację. To z kolei nierzadko przyspiesza otrzymanie odpowiedzi.
Polecamy nasze inne kursy:
