Mail na Mac
Internet w przeważającej części jest odpowiednikiem, odzwierciedleniem rzeczywistości. W szczególności zaś w kwestii komunikacji. Wszystkim jest znana komunikacja pisemna. Jest to szczególny rodzaj komunikowania się ponieważ wymaga odpowiedniej składni i sposobu formułowania myśli, nie wspominając już o poprawnej ortografii. Jednocześnie droga ta daje autorowi zdecydowanie więcej czasu na przemyślenie przekazywanej treści, niż mowa potoczna i spontaniczne wypowiedzi. Dlatego też błędy, zwłaszcza w oficjalnej korespondencji są zdecydowanie bardziej rażące. Mail, czyli współczesny odpowiednik listu jest obecnie najpowszechniejszą drogą komunikacji w biznesie. Nie mniej są pewne zasady wspólne dla każdego sposoby pisania maila, który ma być poprawny. W dalszej części artykułu dowiesz się w kilku punktach jak poprawnie napisać mail na Mac. Wszystkie zasady opiszemy dla Was w dwóch częściach. Dziś część pierwsza. Zapraszamy również do obejrzenia materiału wideo, który pojawi się w części drugiej.
10 prostych zasad jak prawidłowo napisać mail na Mac?
- Poważny adres mailowy
Zacznijmy od podstaw technicznych. Jeśli nie mamy przydzielonego firmowego adresu mailowego, który od dłuższego czasu już tworzony jest według schematu „imię, nazwisko@firma” zadbajmy o to, aby nasz adres był utrzymany w tej konwencji. Wiadomości służbowe trzeba wysyłać zawsze z właściwego adresu mailowego. Bardzo niestosowne jest pisanie, czy to do pracowników, czy do kontrahentów z konta prywatnego, a zwłaszcza o wymyślonej lekkiej nazwie, która nic nie mówi adresatowi, gdy spojrzy on na nadawcę poczty przychodzącej. - Tytuł wiadomości
Zawsze należy podawać temat maila. W ten sposób okazujemy, że podchodzimy z szacunkiem do czasu adresata, ponieważ pozwalamy mu zorientować się czego dotyczy mail. Pozwoli zweryfikować, czy jest to wiadomość pilna dla niego, ponieważ niekoniecznie to co ważne jest dla nadawcy, równie istotne jest dla odbiorcy. CO więcej, usprawni to późniejszą komunikację, co jest z korzyścią dla nadawcy, chociażby ułatwiając odszukanie, czy wskazanie konkretnej wymiany maili po temacie. - Kultura wypowiedzi
Na początku wiadomości przywitaj się z wirtualnym rozmówcą. Nie używa się zwrotu „Witam”, jeśli to my rozpoczynamy korespondencję, gdyż wita gospodarz w swoich włościach, czyli osoba przyjmująca gościa, nie my jako osoby przychodzące, rozpoczynające rozmowę. Natomiast zwrot „Cześć” jest przeznaczony dla nieoficjalnych, bliskich relacji. Do przełożonych oraz osób obcych należy zwracać się dla przykładu. „Szanowny Panie/Pani”. Do współpracowników można śmiało zwrócić się „Dzień dobry”.Właściwe zakończenie maila jest nie mniej ważne. „Z wyrazami szacunku” lub „Z poważaniem” jest przeinaczone do bardzo oficjalnej korespondencji, przesyłania np. dokumentacji przetargowej, lub korespondencji z osobą poważaną, starszą wiekiem, lub doświadczeniem. Sformułowanie: „Pozdrawiam” może nie być dobrze odebrane, natomiast zwrot „w razie pytań, pozostaję do dyspozycji pod nr tel./adresem mailowym” itp. są dozwolone jeśli z jakiegoś powodu niekomfortowo czujemy się ze zwrotem „z poważaniem”.
5. Prośba o potwierdzenie i priorytet maila
Gdy wysyłasz maila służbowego do swojego przełożonego lub współpracowników i zależy Ci na otrzymaniu szybkiej odpowiedzi – napisz o tym w treści wiadomości. Możesz również poprosić o potwierdzenie odebrania oraz odczytania ważnego maila, zwłaszcza w przypadku pilnych i ważnych spraw. Nie nadużywaj wysokiego priorytety maila, ani specjalnych oznakowani, wykrzykników, flag itp. To drażni rozmówcę, jeśli jest używane w nadmiarze. Zostaniesz odebrany jako osoba natrętna, nastająca na czas adresata. Ponadto gdy Twój mail będzie naprawdę ważny, nie zostanie tak potraktowany.
NIE krzycz, czyli coś więcej niż znaki
Stosowanie znaków interpunkcyjnych i przestrzeganie zasad poprawnej pisowni.
Wielokropki, mnogie pytajniki czy wykrzykniki na końcu każdego zdania nie zostaną dobrze odebrane. Są to niektóre ze znaków specjalnych przeznaczonych do podkreślenia siły wypowiedzi, jej wyjątkowego znaczenia. Pamiętać należy, że nauka o języku faworyzuje pisanie znaków interpunkcyjnych łącznie z wyrazami je poprzedzającymi, bez wstawiania spacji. Podobnie sprawa ma się z pisaniem wielkimi literami, o ile nie jest to np. nazwa własna. W rzeczywistości przecież nie krzyczymy do siebie rozmawiając, a wielkie litery w komunikacji pisemnej są właśnie odpowiednikiem krzyku.
Zapraszamy na część drugą, gdzie znajdziecie poradnik wideo, oraz ostatnie 5 punktów wytycznych jak poprawnie napisać mail na Mac?
Polecamy nasze inne kursy:
